Szinte nem telik el nap, hogy ne kérdeznék tőlünk olvasóink vagy ügyfeleink a fenti kérdéseket. Az alábbi írásban összefoglaljuk mindazt, amit különböző szakmai forrásokból, de leginkább az egyik legjelentősebb hazai email marketing szolgáltatóként tapasztalatból tudunk.

Átgondolta mennyi pénzt veszít, ha nem érnek célba marketing emailjei?

Kérem ne engedje, hogy átcsusszanjon a radarja alatt ez a nem elég “szexi” a téma, csak mert nem a legújabb marketing csodafegyverről van szó!

A marketing emailek kézbesítési arányának maximalizálása látszólag talán a rendszergazdára tartozik, de valójában minimum a marketing vezető felelősségi köréhez kapcsolódik. Ha nem csinálják jól, egészen konkrétan 40 ponton (!) vesz ki a zsebéből pénzt azáltal, hogy itt is elveszít egy pár olvasót, meg ott is. Még egyszer mondom: 40 helyen veszít pénzt, ha nincs résen! Ami pedig a legalattomosabb az egészben, hogy borzasztó nehéz kimutatni, hogy egészen pontosan mennyit is veszít. Az egyetlen gyanús jel, hogy valószínűleg óriási a veszteség, amikor van egy olyan versenytársa, aki komolyan veszi a témát, és valahogy neki “sokkal könnyebb”, és sokkal jobban is megy az online üzletága, online biznisze.

Most hogy kicsit helyére tettük a téma fontosságát ugye bele is vághatunk? 😉

A kérdésnek két jelentősen elkülönülő része van:

(i.) Miért kerülnek SPAM-be a marketing emailek?

(ii.) Miért kerülnek az emailek a promóciók fülre, vagy az ezzel egyenértékű mappába, fülre, stb. a különböző email szolgáltatók esetén?

Menjünk szépen sorjában!

Amikor marketing email-jei célba juttatásán fáradozik, akkor első lépésként az első védelmi vonalon kell túljutni, úgyhogy kezdjük a spam mappa témával.

Tényleg ilyen bonyolult lenne az email küldés?

Nem. Amíg egyenként küldi az email-eket, addig nincs benne semmi bonyolult!

Abban a pillanatban azonban, amikor tömegesen szeretne email-t küldeni, rá kell jönnie, hogy az email küldés se nem ingyenes, se nem egyszerű!

Abban a pillanatban, hogy Ön adatbázis marketingben gondolkozik, abban a pillanatban, amikor elkezd nagy mennyiségű email-t küldeni – egy ilyen kis országban hatványozottan – szembe fogja magát találni olyan problémákkal, amelyeknek korábban hírét sem hallotta. Olyan ez, mint az autók légellenállása. Egy bizonyos sebesség felett a sebesség növekedésével hatványozottan nő a légellenállás.

Még a szolgáltatók sem tudják, nemhogy a rendszergazdák!

Az igazán rossz hírem pedig az, hogy gyakran még az email küldéssel “profi” módon foglalkozó, email küldő szoftvert vagy szolgáltatást kínáló cégek sem tudják, hogy mi mindenre kell odafigyelni, hogy célba érjenek az email-ek.

Arról nem is beszélve, amikor Ön “olcsón” vesz egy email küldő programot! Feltelepíti vagy feltelepítteti friss szerzeményét egy szerverre, és vagy senki nem üzemelteti a szoftvert, vagy csak egy email küldésben minimális tapasztalattal rendelkező rendszergazda, aki azt hiszi, hogy azért, mert fél óra alatt tud írni egy email küldésre alkalmas programocskát, máris ért a tömeges email küldéshez.

Micsoda tudatlanság, és micsoda veszély ez vállalkozására nézve!

Miről beszélek?

A legkisebb kár, ami érheti, az a bevételkiesés, ami a soha célba nem érő emailek nagy – de mégis titokban maradó – száma miatt éri. Nem a levegőbe beszélek, később még elmagyarázom!

Az igazán nagy veszteség, ha fekete listára kerül akár email címe, akár domain neve, akár email küldő szervere. Mondjuk pont egy nagy kampány kellős közepén. A veszteség akár több millió forint is lehet, nem beszélve a presztízsveszteségről!

Van megoldás!

Ön a fent leírt példát el tudja kerülni!

Az egyik jó hírem, hogy még ha nem is akarná a SalesAutopilot-ot használni, ebből a cikkből és a következő linken elérhető “A legteljesebb ellenőrzőlista marketing emailjei célbajutásához” PDF-ünkből minden lényeges információhoz hozzá tud jutni, amit az elmúlt 14 évben és az ezalatt elküldött több, mint 1 milliárd email elküldése alatt megtapasztaltunk a tömeges email küldés összes lehetséges problémájával kapcsolatban!

A másik jó hírem pedig, hogy ha a SalesAutopilot szolgáltatást választja, a fent említett ellenőrzőlistában leírt teendők egy részével nem is kell bajlódnia sem Önnek, sem rendszergazdájának, mert mi elvégezzük Ön helyett!

Legteljesebb ellenőrzőlista

De ne szaladjunk annyira előre, kezdjük a – kihagyhatatlan – alapokkal, majd térjünk rá a részletekre…

Mi a SPAM?*

Sok hétköznapi és jogi meghatározás létezik a spam-re vonatkozólag, valójában azonban a címzett szempontjából minden olyan email spam-nek tekinthető, amit a címzett kérletlen levélként él meg: ami zavarja, amire nem számított, amit ő soha nem kért, vagy amire nem emlékszik, hogy kérte volna.

Itt álljunk is meg egy pillanatra, és hadd hívjam fel a figyelmét egy fontos dologra, ami talán nem tűnt fel elsőre! Amikor Ön vásárol egy “jogtiszta” adatbázist valakitől, majd a hazai jogszabályoknak megfelelően céges email címekre elkezd reklámlevelet küldeni, az lehet, hogy meg lehet magyarázni, hogy miért jogszerű, de ettől az még spam. Méghozzá azért, mert a címzettek annak fogják megélni, és ami még ennél is fontosabb: annak fogják JELÖLNI.

Létezik természetesen pontos jogi és technikai definíció is, mégis – ahogy az előbb is mondtam – sokkal fontosabb a címzettek elvárásait és reakcióit kiismerni, és azoknak megfelelően levelezni.

Ha ugyanis egy felhasználó azt állítja egy levélről, hogy az spam, a levelezőszolgáltatója ezt nagy valószínűséggel komolyan veszi. Természetesen az első ilyen eset után, egyetlen címzett panasza után még semmilyen komoly következményre nem kell számítania, van azonban egy – pontosan nem meghatározható – arány, melyet ha átlép a panaszosok száma, a levelezőszolgáltató hosszabb-rövidebb időre akár az összes Öntől érkező levelet is letilthatja. Rosszabb esetben pedig egyszerűen csak kivágja, mint… (a rossz az, aki rosszra gondol ;-))

* A spam eredetileg egy rendkívül rossz minőségű, de olcsó – általában építőmunkások által fogyasztott – húskonzerv volt. A legtöbb emberből undort váltott ki. Emiatt vált híressé az elnevezés, és kezdték el használni a kéretlen, reklámtartalmú levelekre is. Bár a konzerv minősége az utóbbi években javult, a cég 2009‐ben csődbe ment

Az email küldés folyamata, és hogy hol van a “bibi”, ha szerverre telepítős email marketing szoftvert használ

A következő ábrán a SalesAutopilot email küldési folyamatát látja. Ez a folyamat biztosítja, hogy a levelek a lehető legnagyobb arányban kerüljenek kézbesítésre. A folyamat rendkívül egyszerűnek látszik, a továbbikban azonban látni fogja, hogy mind a négy lépésnek igen nagy szerepe van a sikeres email küldésben.

email folyamat

Első lépésként a SalesAutopilot a felhasználó által feltöltött levél, a beállított időzítés, és az időzítésben meghatározott email adatbázis (lista) felhasználásával elkészíti minden egyes címzett számára a személyre szabott leveleket.

A levelek egy úgynevezett “kiküldési sorban” várakoznak a kiküldésre – általában csak néhány másodpercet, esetleg pár percet. Ezután a levél átadásra kerül a levélkiküldő szervernek (MTA – Mail Transfer Agent). Utána a levélküldő szerver felveszi a kapcsolatot a levél címzettjének levelező szerverével. Ha ez sikerül, és nem kap hibajelzést (pl. ismeretlen email cím, email fiók megtelt stb.) akkor elküldi a levelet. Ha nem kapott visszajelzést, vagy ideiglenes hibáról kapott visszajelzést, akkor adott időközönként ismét megkísérli az átadást. A tizedik sikertelen próbálkozás után kézbesíthetetlennek minősíti a levelet.

Előfordul, hogy ugyan a címzett szervere fogadja a levelet, viszont a levél elküldése után olyan visszajelzést küld, mely szerint valamilyen hiba történt a kézbesítés során.

A SalesAutopilot minden ilyen visszajelzést feldolgoz – azaz rögzít -, és a hiba jellegétől függően “cselekszik”, majd ennek “bizonyítékaként” a hibajelentést elérhetővé teszi az kimutatások közt (ennek a három fő módja: az egyes levelek eredményességi statisztikáinál, a feliratkozók listázásánál, az egyes feliratkozók idővonalán).

Sajnos az is előfordul időnként, hogy bizonyos levelezőszerverek nem jeleznek vissza hiba esetén, még akkor sem, ha nem tudják kézbesíteni a levelet, egyszerűen csak “elnyelik” azt. Ez a jelenség általában nagyobb (közismert), ingyenes email fiókokat nyújtó szolgáltatóknál fordul elő, bár általában csak időlegesen, pl. amikor új spam szűrő algoritmust tesztelnek, és nem sikerül jól beállítani azt. (Utána konkrét megkeresésre általában elárulják, hogy ez történt, és hogy “bocsi”.)

Egy profi levélküldő szerver (Mail Transfer Agent, MTA) jellemzői, amivel egy hagyományos SMTP szerver nem rendelkezik

Amennyiben Ön szerverre telepített email marketing szoftvert használ, és az adott program – ahogy ez ilyenkor teljesen normális – a szerveren található email küldő szoftvert, úgynevezett SMTP szervert használja az emailek elküldésére, az alábbi problémák merülhetek fel:

  • Levélküldési sebesség gondok. Egy profi MTA szoftver sokszoros email küldési sebességgel rendelkezik. A szoftver, amit a SalesAutopilot használ, akár 800.000 email / perc-es sebességgel is tud küldeni (ez egy valós, saját mérési adat, nem olyan adat, mint a régi szocialista autók végsebessége). Egy átlagos SMTP szervernél ez általában nem több, mint pár száz, vagy pár ezer email percenként, ráadásul egészen más jellemzői lesznek a hagyományos SMTP által elküldött levélnek, amiek “hála” sokkal nagyobb arányban akadnak el az ilyen levelek az email küldési láncban (lásd lejjebb).
  • Nem megfelelő paraméterekkel való küldés. Egy profi MTA szoftvernél külön be lehet állítani, hogy milyen paraméterekkel küldje a leveleket a különböző irányokba (pl. Freemail, Citromail, Gmail, Hotmail, Yahoo!, stb.). Ez azért fontos, mert bizonyos email szolgáltatók a nem megfelelő paraméterekkel rendelkező email-eket sokszor egyszerűen “eldobják”, ami azt jelenti, hogy még a spam mappában sem jelennek meg, csak úgy eltűnnek a semmiben.

Miért lesz egy kiküldött levél spam?

A válasz nagyon egyszerűen ezen három kérdésen múlik:

  1. Milyen küldőnek tartják Önt, mint levélküldőt a levelezőrendszerek?
  2. Mennyire zavaró, mennyire látszik kéretlennek az Ön által összeállított és elküldött email tartalma?
  3. Mennyire tartják Önt zavaró küldőnek a címzettek, egészen konkrétan a címzettek mekkora része tartja Önt zavaró küldőnek?

A fenti három kérdésből az első kettőre adott válasz ezektől a tényezőktől függ:

  • Az Ön által alkalmazott levélküldő rendszer műszaki / technikai jellemzői
  • A levél tartalma
  • A felhasználókkal való kapcsolatának minősége (és ebből kifolyólag a reakcióik az Ön leveleire)

És akkor végülis ki jelöli spam-nek a levelét?

  • A címzett spam-nek jelöli
  • Spam szűrő spam-nek jelöli. Ez lehet egy email küldő beépített spam szűrője, máshol ez egy külön program

Minél többen jelölik spam-nek levelét, annál inkább nyilvánvaló, hogy a spam mappában a helye. Ezzel a témával kapcsolatban mindig eszembe jut Jim Carrey Hantaboy című fimje, amikor a főszereplőt, az éppen hazudni képtelen ügyvédet, felhívja egyik kliense egy telefonkészülék kirablása után és jogi tanácsot kér. Erre hősünk jogi tanácsa a következő egyszerű mondatra egyszerűsödik:

“Ne szegd meg a törvényt s *** fej!”

Hogy jön ez ide?

Könnyen elképzelhető lenne ez a beszélgetés a kéretlen levél témában is:

“- Hogyan kerüljem el, hogy a kéretlen levelek közé kerüljön az email, amit küldök?”
“- Ne küldjön kéretlen levelet kedves Hölgyem / Uram!”

Tehát ha az a kérdés, hogy hogyan ne menjen a levele a spam mappába, akkor az egyszerű válasz, hogy ne küldjön kéretlen levelet. Pontosabban: ne küldjön olyan email-t, amit a címzettek nagy része kéretlen levélként fog megélni! …és már megint a feliratkozóival kialakított JÓ kapcsolatnál tartunk!

Most nézzük sorjában a konkrétumokat…

Ha a címzett spam-nek jelöli a levelet

A címzettek sokszor élnek azzal a lehetőséggel, hogy azon túl, hogy spam-nek jelölnek egy számukra zavaró levelet, a feladót hozzáadják a tiltott feladók listájához.

Magyarországon jellemzően a Citromail és Freemail felhasználók élnek ezzel a lehetőséggel. Ennek eredményeképpen a jövőben, ha ugyanazzal az email címmel küld leveleket, ezek a felhasználók nem fogják megkapni.

Hogy miért van az, hogy egyes felhasználók a leiratkozás link helyett inkább a “Spamnek jelöl” gombra kattintanak? Talán lustaság, talán más – nem lehet pontosan tudni.

A két legkézenfekvőbb védekezési mód a spam-nek jelölés ellen, ha egyrészt a leveleiben található leiratkozás link éppen olyan jól látható, mint a levelezőprogram “Spam-nek jelöl” gombja, másrészt ha maximálisan törekszik arra, hogy csak olyan tartalmat küldjön, amit az adott címzettek kifejezetten kértek. Igazából ennek az egész dokumentumnak az 1/3-át ki lehetne törölni, és csak a most elhangzott mondatot kellene leírni, úgyhogy megismétlem: “Csak olyan tartalmat küldjön, amit az adott címzettek kifejezetten kértek” – ennek nem kellene annyira bonyolultnak lennie!

Ahhoz azonban, hogy minél hatékonyabban tudja elkerülni, hogy leveleit Spam-nek jelöljék, nézzünk még egy kicsit jobban a dolgok mélyére!

Néhány ok, amiért spam-nek jelölhetik leveleit

A következőkben felsoroljuk azokat a hibákat, amelyeket levélküldőként elkövethet. Ha ezekre odafigyel, akkor szinte teljesen elkerülhető, hogy a címzettek spam-nek érezzék – és emiatt spam-nek jelöljék – leveleit.

Persze akármennyire is figyelmes, az emberi tényező miatt mindig lesz olyan, akit valamiért bosszantja valamelyik levele, ezek arányát azonban a következőkben leírt stratégiákkal jelentősen tudja csökkenteni!

Első ok, ami miatt spam-nek jelölik emailjét: Ha kommunikációja nem rendszeres

Az emberek gyorsan felejtenek. Annyi impulzust kapnak nap mint nap (főleg a nagyobb városokban élők), hogy ha nem kommunikál rendszeresen, egyszerűen elfelejtik, hogy feliratkoztak az Ön leveleire.

Sokan a következő képpen gondolkoznak: “… ha jön egy email valakitől, akire nem emlékszem, ha nem emlékszem, hogy feliratkoztam, akkor spam-nek jelölöm…”

Ennek egyik kivédési módja, ha minden email-je legtetején szerepel egy mondat, amelyben emlékezteti a feliratkozót a feliratkozás tényére néhány olyan adat segítségével, amelyre vélhetőleg tényleg emlékszik az illető.

Példa: “Ezt a levelet azért kaptad, mert ekkor és ekkor ezen és ezen az oldalon, ebben és ebben az akcióban feliratkoztál az xy nevű hírlevélre.”

Egy negatív ellenpélda: “Ezt a levelet azért kapta, mert feliratkozott a …. vagy …. vagy … vagy valamelyik másik weboldalunkon, személyesen megadta adatait valamely rendezvényünkön, vagy valamilyen más jogszerű módon hozzájutottunk adataihoz” – Gondolom mondanom sem kell, hogy ez se nem jogszerű, se nem célszerű! Az ilyenre én személyesen csak ennyit mondok magamban: “Jah, persze… nénikéd!” – és már megy is a spam-be.

Érdemes továbbá a leiratkozás linket a fenti mondat után szintén jól látható módon megjeleníteni. Persze érthető, ha nem szereti a leiratkozásokat, viszont sokkal jobb, ha valaki, aki már nem kéri a levelét, békességben leiratkozhat, mintha ahhoz, hogy “megszabaduljon Öntől”, spam-nek kell jelölnie a levelét

Második ok, ami miatt spam-nek jelölik emailjét: Rosszul karbantartott email lista

Ha nem kommunikál rendszeresen, annak lesz még egy következménye, nevezetesen hogy az adatbázisában szereplő email címek nem lesznek “frissek”. Manapság az emberek viszonylag gyakran cserélik az email címüket.

Ez egyrészt azért van, mert viszonylag gyakran váltanak munkahelyet, másrészt magán email címeiket is gyakran cserélik – valószínűleg részben a sok spam üzenet miatt.

A nem “friss” email címek azért jelentenek problémát, mert az email fiók szolgáltatók és a spam szűrők nagyon komolyan figyelik, hány nem létező email címre küld levelet. Ha egy alkalommal sok nem létező email címre küld email-t, ebből a szolgáltatók és a spam szűrők azt a következtetést vonják le, hogy nem önkéntes feliratkozóknak, hanem vásárolt, lopott, vagy a webről gyűjtött listára küldi levelét.

Ennek megfelelően szankcionálnak is: hosszabb (néhány nap) vagy rövidebb (1-2 óra) időre felfüggesztik az Öntől érkező email-ek fogadását, és akkor az emailek mennek a semmibe.

Harmadik ok, ami miatt spam-nek jelölik emailjét: Ha a címzettek nem várják a levelet

Ha valaki feliratkozik pl. egy online angol nyelvleckére, akkor alig várja a sorozat következő levelét. Ha nem érkezik meg hosszú ideig, akkor ezt általában jelzi, és kéri, hogy pótolják a hiányt.

Más az eset azonban, ha valamilyen trükkel szerzi meg az illető email címét, pl. ingyenes tanulmány, valamilyen személyre szabott elemzés, kiállításon elhelyezett üvegtál stb., és nem jelzi előre, hogy milyen email kommunikációval jár együtt az adott feliratkozás.

Fontos tehát, hogy az email cím elkérésekor, névjegykártya begyűjtésekor minden esetben hívja fel feliratkozói figyelmét, hogy egészen pontosan miért kéri el az email címet, és hogy pontosan mi fog történni.

Azt gondolom mondanom sem kell, hogy jogi szempontból feleljen meg az adatgyűjtés a szabályoknak, de azt biztos Ön is sejti, hogy egy jogi szempontból “végülis megfelelő” apróbetűs nyilatkozat aláírása még nem jelenti azt, hogy az illető tényleg tisztában van vele, hogy pontosan mikor és milyen emailekre számíthat Öntől! Azt akarom ezzel mondani, hogy azton TÚL, hogy megfelel a jogi követelmények, menjen még messzebbre, és legyen még alaposabb a tájékoztatás, amit a feliratkozóknak ad! Ha pedig ez alapján az alaposabb tájékoztatás alapján kiderül, hogy valaki mégsem kéri az email-jeit, higgyee el nekem, Ön is jobban jár, ha nem küld az illetőnek semmit!

Ezen túl az is hasznos, ha pl. tanulmány letöltésre való regisztrációkor a tanulmány letöltési linkjét tartalmazó levélben ismét felhívja a feliratkozó figyelmét, hogy a jövőben továbbra is fog küldeni neki anyagokat, és hogy bármikor leiratkozhat, ha úgy kívánja.

Negyedik ok, ami miatt spam-nek jelölik emailjét: Ha vásárolt email listára küld levelet

Egy jó tanács: soha, soha, soha ne vásároljon email listát!

Ha vásárolt, lopott, levadászott, elcserélt listára küld tömeges email-t, annak beláthatatlan következményei lehetnek. Legjobb esetben spam listára kerül. Rosszabb esetben fel is jelenthetik a NAIH-nál, mely hivatal a magánszemélyek részére engedély nélkül küldött tömeges email-ek esetében akár 20.000.000 Ft-os bírságot is kiszabhat.

A legfőbb veszteség azonban véleményünk szerint az a pénz, és legfőképpen az az idő, amit a kampányra fordít, ugyanis az ilyen email-ek válaszadási aránya általában több nagyságrenddel alacsonyabb a saját maga által felépített, folyamatosan ápolt, karbantartott listára való küldésnek.

Bérelt listák használata

Hasonló, de teljesen legális – ám általában költséges és nem feltétlenül hatékony – módszer az email lista bérlés. Ez azt jelenti, hogy bizonyos ingyenes levelezőszolgáltatók vagy nagy listákat birtokló vállalkozások az Ön által elkészített email-t levelenkénti díjszabással elküldik saját felhasználóiknak. Ezek a szolgáltatók / vállalkozások naprakész listával rendelkeznek felhasználóikról, ismerik a felhasználók érdeklődési körét, és regisztrációkor tájékoztatták is őket, hogy rendszeresen fognak kapni reklámleveleket.

Ebben az esetben a leghasznosabb amit tehet, ha azonnal feliratkozásra buzdít. Ami pedig a leghatékonyabb, ha megteheti, hogy egy emailben egy értékes / érdekes tartalmat küldet ki, és egy másodikban (és esetleg harmadikban) megy ki az az üzenet, ami feliratkozásra buzdít.

Ötödik ok, ami miatt spam-nek jelölik emailjét: Ha más szoftverről vált SalesAutopilot-ra

Ha korábban más email küldő szoftvert használt, és most vált SalesAutopilot-ra, akkor – függően attól, hogy korábban milyen szoftvert használt – a korábbi rendszerből kiexportált listáról kiderülhet, hogy – mivel a korábbi szoftver nem kezelte megfelelően a visszapattant leveleket – annak ellenére rossz minőségű a lista, hogy Ön rendszeresen kommunikált a feliratkozókkal, és lelkiismeretesen alkalmazta az eddig bemutatott alapelveket is. Arról nem is beszélve, ha már az előző szoftverből is csak ritkán küldött.

Egy ilyen váltáskor általában az első kiküldéskor a címzettek nem elhanyagolható – 10-30% közötti – részéről kiderül, hogy az email címük már nem él, valamint az esetleges korábbi hibák miatt lesznek, akik hosszabb idő után most kapnak Öntől ismét levelet. Ezek miatt fennáll a veszélye, hogy kampányát spam-nek tekintik az email szolgáltatók. Ha viszont többet nem küld a nem létező címekre, akik pedig le szeretnének iratkozni, azok leiratkoznak, akkor a helyzet normalizálódhat, és eredményesen fogja tudni tovább használni listáját. Sőt, a továbbiakban azt fogja tapasztalni, hogy a levelek nagyobb arányban érnek célba, többen reagálnak kampányaira, és többen is vásárolnak Öntől.

Egy még nagyobb veszély, ha az átállás előtti szoftverből olyanok is átkerülnek a SalesAutopilot-ba, akik már korábban leiratkoztak. Sajnos vannak olyan – főleg hazai – szoftverek, melyek esetén az adatbázis kinyerése a szoftverből igen körülményes, illetve a kinyert adatbázisban nem egyértelmű, hogy kik a leiratkozottak.

Ha emiatt az új szoftverbe való importáláskor aktív státusszal bekerülnek – esetleg nagy számban – a korábbi leiratkozók, annak nagy mennyiségű felháborodott olvasó lesz az eredménye, és szinte biztos, hogy komoly feljelentések, letiltások és fekete listára kerülések fognak történni.

Ennek elkerülésének az egyetlen “bombabiztos” módszere, ha mindent megtesznek azért, hogy a korábbi szoftverben leiratkozottak még véletlenül se kerüljenek be új szoftverébe.

Hasonlóan veszélyes jelenség, amikor valaki több szoftverben kezeli az adatbázisát. Ennek két tipikus esetével szoktunk találkozni:

  • Az ügyfél egy szuper olcsó, vagy egyszeri díjas szoftverben kezeli a hírlevél küldéseit, és SalesAutopilot-ban a marketing rendszerét
  • Egy vállalatirányítási rendszerben történik a hírlevél feliratás, és onnan rakják át a hírlevél küldés előtt a címeket SalesAutopilotba.

Így még ha van is leiratkozás link a leveleikben, akkor ha a leiratkozásokat és az email cím hiba miatt inaktív email címeket nem vezetik vissza a másik rendszerbe (pl. vállalatirányítási rendszer), majd az újabb küldés előtt megint áthozzák a teljes adatbázist a SalesAutopilot-ba – a leiratkozottakat és a hiba miatt inaktívakat – akkor leiratkozott és már nem létező email címekre fognak emailt küldeni. Ez azért borzasztóan veszélyes gyakorlat, mert egyrészt a korábban leiratkozottak nyomkodni fogják a spam gombot, esetleg bejelentést is tesznek a NAIH-nál, másrészt a nem hibás email címekkel kapcsolatban pedig maga az email szolgáltatója lesz “morcos”, hogy “tudhatnánk már”, hogy az adott email cím nem létezik, hiszen ők már jelezték ezt korábban is.

Több rendszerben kezelt adatbázis esetén fontos tehát, hogy nagyon alaposan átgondolja, hogy mi a feliratkozás és leiratkozás folyamata, és biztosan csak azoknak küld-e levelet, akik feliratkoztak, és biztosan nem küld-e levelet azoknak, akik leiratkoztak.

A Sender Score minősítése a SalesAutopilot 52.31.206.210 IP címére

Hatodik ok: Ha érzékeny témáról ír

Ha a hírlevél témája népszerű, akkor nagyon sok feliratkozót, érdeklődőt vonz. Ezzel egy időben azonban könnyen előfordulhat, hogy egyes feliratkozók – jó vagy rossz szándékkal – feliratják az ismerőseiket is, akik miután megkapták az email-t,
spamnek jelölik a levelet. Ennek elkerülésére kettős opt-in feliratkozási folyamatot érdemes alkalmazni, melynek lényege, hogy a feliratkozást követően csak annak a feliratkozása lesz aktív, aki az első email-ben található linkre kattintva megerősíti feliratkozását.

A második veszélye az érzékeny témáknak, hogy az ilyen témák esetén a spam szűrők szemantikus (témát figyelő) szűrői nagyobb arányban jelölik spam-nek a levelet. A szemantikus szűrők a levélben használt kifejezések és azok megjelenítési módja (formázása) alapján próbálják meg kitalálni, hogy az adott levél spam tartalmú-e vagy sem. Néhány érzékeny téma: pénzügy (hitelek, befektetések, tőzsde), ezotéria, szexualitás, szerencsejáték, fogyókúra, egészség, álláskeresés, kifejezetten férfi / női témák.

A spam szűrők működésének alapjai

Manapság szinte minden levelezőszerver használ valamilyen spam szűrő szoftvert, amelyek leginkább a levelek tartalma és a küldő IP címének feketelistákon való ellenőrzése után döntik el, hogy átengedjék vagy eldobják a levelet.

A spam szűrők a tartalmat elemzik, és számos szempont alapján pontozzák. Ha az értékelés elér egy bizonyos pontszámot, akkor a levelet spam-nek minősítik. Fontos azt is tudni, hogy a spam szűrőket az üzemeltetők tetszőlegesen beállíthatják,
átállíthatják. Emiatt a spam szűrő “szigorúsága” sokszor a rendszergazda “paranoiáján” múlik, és így ezen múlik az is, hogy mennyi nem spam levelet szűr ki a levelezőrendszer. Ezeket, tehát a tévesen spam-nek minősített leveleket hívják
“false positive”-nak.

A modern spam szűrők tanulékonyak. Ez azt jelenti, hogy amikor egy címzett rákattint a “spam-nek jelöl” gombra, akkor elemzik a levelet, és ha több címzett is spam-nek jelölte azt, akkor a levél bizonyos jellemzőit legközelebb már figyelembe veszik, vagyis pontozzák a spam szűréskor. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a spam nek minősített levelek közös jellemzői alapján a későbbiekben hasonlónak tűnő levelek is könnyen spam minősítést fognak kapni. Nemzetközi adatok úgy mutatják, hogy az összes kiküldött legális levél közül 10-20% akad fenn valamely spam szűrőn (még egyszer: ezek a false positive-ok). Manapság a nagyobb szolgáltatók már viselkedés alapú spam szűrést is végeznek, amelyek befolyásolják a kézbesítési arányt, erről részletesebben később még említést teszünk.

A spam szűrők szempontjai

A küldő “jó hírneve”

Egészen konkrétan itt a küldő szerver IP címéről, és annak “reputációjáról” van szó. Az IP cím a levélküldést végző szerver egyedi azonosítója az interneten. A spam szűrők nyilvántartják, hogy mennyi levél érkezett róla, ebből mennyit érzékelt spam- nek a rendszer, mennyit jelöltek spam-nek a felhasználók, hány email-t küldtek nem létező email címre, stb.

A levél tartalma

A spam szűrők – ahogy korábban már említettük – a levél tartalmát is elemzik és pontozzák. Ha a pontszám meghalad egy bizonyos szintet, a levelet spam-nek minősítik.

Címzettek viselkedése

Egyre nagyobb szerepet játszik a címzettek reakciója. Ezek közül a legfontosabb, hogy hányan jelölik spam-nek a levelet. A spam-nek jelölésen túl azonban egyre elterjedtebb – főleg nemzetközi szolgáltatóknál -, hogy azt is figyelik, hogy megnyitja-e a címzett a levelet, olvasás nélkül törli-e, rákattint-e valamilyen linkre, illetve mindezeket milyen arányban teszi az érkező levelek számához képest egyik vagy másik küldő leveleivel.

A Gmail ezen túl azt is figyeli, hogy írnak-e válasz üzenetet a feladó email címére a címzettek. Ha igen, akkor ez erősíti a feladó hitelességét.

Miért kerül egy marketing email a Gmail-ben a Promóciók vagy a Frissítések fülre

(vagy az egyéb programokban annak megfelelőjére?)

A spam téma után ez a második fontos téma, amit meg kell vizsgálni, mert minden marketinges jogos álma, hogy emailjei lehető legnagyobb része a Gmail elsődleges fülére, vagy a levelezőprogramok annak megfelelő mappájába kerüljön.

Az Elsődleges fül téma arról szól, hogy Önt, mint küldőt és az Ön által küldött tartalmat fontosnak tartja a levelezőprogram (pl. Gmail), a kérdés pedig az, hogy Ön milyen kapcsolatot ápol feliratkozóival, és ezt hogyan érzékeli a levelezőprogram.

APRÓ BETŰS RÉSZ #1: Bármi, ami ezután le van írva, csakis aban az esetben értelmezhető, ha saját maguk által épített adatbázist használnak. Ezalatt azt érjük, amikor a feliratkozók egy konkrét és határozott célból, egy konkrét és határozott ígéret hatására iratkoznak fel, és Ön kizárólag ezen ígéret teljesítésére használja az adatbázist és az email küldést. Sem a nemzetközi gyakorlat, sem a SalesAutopilot nem támogatja a vásárolt adatbázisra / listára való email küldést, még akkor sem, ha Önnek úgy adták ezt az adatbázist, hogy közben azt mondták, hogy “ez egy legális lista, erre lehet küldeni”.

APRÓ BETŰS RÉSZ #2: Nincs varázsmódszer, és nincs 100% biztonsággal működő módszer. A pontos algoritmus, amely alapján a Gmail rendszere szűri az emaileket egyrészt titkos, másrészt folyamatosan változik, ezért nem létezik “biztos recept”, amit alkalmazva biztos lehet benne, hogy a Gmail Elsődleges fülére kerül az Ön által küldött email. Ha pedig lenne ilyen módszer, akkor a Gmail azonnal változtatna a mechanizmuson, hiszen szolgáltatásuk egyik fő értéke a felhasználók számára éppen az, hogy jól elkülönülten jeleníti meg a személyes email-eket a tömegesen küldött email-ektől és értesítőktől.

Tapasztalatainkra hagyatkozva azonban az alábbi “szabályokat” betartva nagyobb eséllyel, és a címzettek nagyobb százalékánál fogja tudni az elsődleges fülre juttatni az Ön által küldött email-eket.

Mire is való az Elsődleges fül?

A fő alapelv, hogy az elsődleges fülre a személyes, a felhasználó számára kiemelten fontos emailek kerülnek. A három fő tényező, ami alapján a Gmail megpróbálja eldönteni, hogy az Ön által küldött email kiemelten fontos email-nek számíthat-e a felhasználó számára, az alábbiak:

  • A levél tartalma
  • A küldésre használt eszköz jellemzői
  • A küldő és az adott címzett közötti kapcsolat minősége

Nézzük ezeket sorjában, de előbb még pár fontos fogalom.

Mi a különbség a Promóciók és a Frissítések fül között? Először is a Gmail alapbeállítása szerint, mely három fület alkalmaz, nincs Frissítések fül. Amennyiben a felhasználó bekapcsolja a Frissítések fület, akkor tapasztalatunk szerint mindkét fülre a hírlevél szerű, tömeges, hírlevél küldő rendszerrel küldött üzenetek kerülnek, azzal a különbséggel, hogy a valamelyest személyesebb, személyre szabottabb, a felhasználónak vélhetőleg fontosabb tömeges levelek a Frissítések (Updates) fülre kerülnek.

Tehát akkor miért kerül egy marketing email a Promóciók fülre?

A válasz nagyon egyszerű: mert marketing email-ről van szó. Úgy is mondhatnám, hogy mert oda való. És alapjában véve tényleg ennyire egyszerű a válasz. Minden olyan email, amit nem egyenként küldenek, az megy a Promóciók vagy a Frissítések fülre. Ha kicsit személyre szabottnak tűnik, akkor a Frissítésekre, ha kevésbé tűnik annak, akkor a Promóciókra. (Ha pedig a felhasználónak nincs bekapcsolva a Frissítések fül, akkor a Promóciókra.)

Hogyan juttathatná a marketing email-jeit az Elsődleges fülre?

Sehogy. Pontosabban ÖN sehogy. Még egy picit pontosabban: Ön megtehet mindent, pl. hogy nem “gagyi” szoftvert használ a küldésre, és még néhány teendő (lásd letölthető kézikönyvünket: “A legteljesebb ellenőrzőlista + kézikönyv marketing emailjei célbajuttatásához”).

Viszont a lényeg, hogy az emailt csak a címzett rakhatja az elsődleges fülre. Ha viszont ő oda rakja, akkor jó eséllyel a jövőben is oda fog menni.

Persze a jó öreg rafkós magyar vállalkozó egyből azon gondolkozik, hogy hogyan tudna mégis úgy csinálni, hogy ne nézzen ki marketing emailnek az emailje, és mégiscsak rögtön az Elsődleges fülre menjen.

De álljunk meg egy kicsit!

Mindig lenyűgöz, hogy vannak, akik email marketingesként totál elfelejtik, hogy amikor ők vannak a másik oldalon, amikor őket próbálják valamilyen trükkel megtéveszteni, akkor mennyire felháborodnak. Sőt, azt merem mondani, hogy sokszor azok igyekeznek bármilyen trükkel átjutni ezen a védelmi falon, akik amúgy habzó szájjal fröcsögnének, ha ők egy ilyen trükkös emailt kapnának.

Kérem Ön ne legyen ilyen!

Jusson eszébe az is, hogy milyen a másik oldalon lenni!

Konkrétabban:

Kérem értse meg, hogy ezeknek a füleknek az az értelme, hogy a felhasználók maguk dönthessék el, hogy mi a fontos számukra, és hogy mit mikor olvasnak. Tehát ne azt próbálja kitrükközni, hogy hogyan jusson mindenképpen az elsődleges fülre, hanem azt igyekezzen elérni, hogy a felhasználók az Ön emailjét értékeljék annyira fontosnak, hogy maguk húzzák át az elsődleges fülre.

Hogyan tudja ezt megcsinálni?

Minőséggel. Szakértelemmel. Profizmussal. Megbízhatósággal.

Nagyon röviden ez annyit jelent, hogy ápoljon aktív, minőségi kapcsolatot feliratkozóival, és a dolog működni fog.

Ennyi az egész 🙂

Tetszett a cikk? Vagy maradtak kérdései? Kérjük írja meg lent hozzászólás formájában!

A SZERZŐRŐL

Csepregi BalázsCsepregi Balázs

SalesAutopilot – társtulajdonos, ügyvezető.

facebook google plus twitter youtube

A SalesAutopilot társtulajdonosa, ügyvezetője, valamint marketing- és értékesítési vezetője. 15 éves marketing, projekt menedzsment és marketing rendszerépítési tapasztalatával, valamint a stratégiai megközelítésével hatékonyan segít a cég ügyfeleinek megtalálni a kreatív marketing és a megvalósíthatóság azon határterületét, ami a gyors fejlődéshez szükséges.

Gondolatok, kérdések, vélemények:

vélemény