Imádom a rendezvényeket!

A személyes találkozás varázsát.

Imádom termékként, de imádom értékesítési eszközként is.

A zsizsgést, az embereket, a tanulást, a kapcsolatépítést.

De nincs annál rosszabb, ha jó a tartalom, de béna az előkészítés, béna a szervezés, béna az előzetes tájékoztatás.

Teljesen megöli az egészet!

Észrevetted, hogy mi emberek csoportosan sokkal kritikusabbak vagyunk?

Ha veszel online valamit, és van egy kis hibája a cuccnak, lehet, hogy kicsit fintorogsz. De végülis már megjött, macera visszaküldeni, és különben is, ki szereti ha kiderül, rossz döntést hozott?! Úgyhogy inkább meggyőzöd magad, hogy nem is olyan rossz, és használod boldogan.

De ha egy rendezvény béna?

Látod, hogy mások is finorognak, sokkal jobban fintorogsz. Hallod, hogy mások is elégedetlenek egymás között, te is elkezded sorolni a gondjaidat a melletted ülőnek.

…és persze megfogadod, hogy TE tuti nem fogod ennyire bénán csinálni!

És igazad van!

JÓ, de akkor hogyan csinálod jól?

Hogyan kerülöd el a lenti képen látható helyzetet?

Jó helyen jársz a megoldáshoz, kérlek gordíts lejjebb!

Őrület minden rendezvényed? A Robotpilóta meg unatkozik? Van ennek így értelme?

A profi rendezvények top 44 tennivalója

Az alábbi ellenőrzőlistát ötletindítónak szántuk.

Nem kell kivétel nélkül mindet alkalmazni. A lista elemei annyira magától értetődőek, hogy azonnal tudni fogod, hogy melyik elem melyik problémádra nyújt megoldást. Úgyhogy csak olvasd végig, és kezdd el alkalmazni azokat az elemeket, amik szerinted a legtöbb terhet veszik le a válladról, vagy amik a legtöbb eredményt fogják hozni!

Ha tetszenek az ötletek, de még több részletre vagy kíváncsi, kérlek kommentelj!

Az őrület mentes rendezvények ellenőrzőlista - hogyan használd a listát?

A lenti lista a rendezvényed résztvevőjének vásárlói életciklusa szerinti idősorrendben van összerakva, de ez nem jelenti azt, hogy ezt mindet neked is most rögtön alkalmaznod kell. Mielőtt nekiugranál a teljes lista megvalósításának, nézd meg az alábbi három ikon jelentését, “lődd be”, hogy most kb. hol tartasz, és a neked megfelelő szinttel lépj tovább.

  • Ez az alapszint, erre mindenképpen szükséged lesz (kivéve, ha tudod, hogy a rendezvényed jellege miatt nincs). Ennek a szintnek a célja, hogy következetes minőséget tudj nyújtani a résztvevőidnek anélkül, hogy megboldondulnál akár te, akár a csapatod.

  • Ez egy kicsit haladóbb szint, melynek célja, hogy már a résztvevőidnek feltűnjön, hogy a te rendezvényed különleges. Hogy itt profi a szervezés, mert ti profik vagytok. Érdemes csak azután alkalmazni, hogy az előző szint már megy rutinosan.

  • Ez a “vérprofi” szint. Ennek a szintnek a célja, hogy “kimaxold” a rendezvényed létszámát és profitabilitását. Érdemes csak az előzők rutinos alkalmazása után bevezetni.

1. Regisztrációs rendszer elemei

  • Regisztrációs űrlap (alap): Itt tudják a jelentkezők megadni a jelentkezési adatokat, és a résztvevők számát.

  • Utalásos fizetés: Regisztrációkor létrejön a díjbekérő (proforma számla) a kapcsolt számlázórendszerben (mi a Számlázz.hu-t szeretjük), és a PDF elmentésre kerül a regisztráló adatai mellé.

  • Kártyás fizetés: Regisztrációkor létrejön a számla, és a PDF elmentésre kerül a regisztráló adatai mellé.

  • Sikertelen kártyás fizetés kezelése: 10-20-30 perc múlva – ahogy szeretnéd – a sikertelen kártyás fizetések automatikusan átállítódnak utalásosra, hogy ki tudjon menni a díjbekérő email-ben.

  • Beérkeztető űrlap: Ezen keresztül pipálja ki a pénzügyes, amikor valakinek megjön az utalása. Az utalós fizetéskor ilyenkor magától létrejön a számla a díjbekérő alapján, és elmentésre kerül a regisztráló neve mellé.

  • Tömeges beérkeztető űrlap: Ha egyszerre nagyon sokan utalnak (nagy rendezvények), akkor egy lépésben kerül kiállításra az összes számla.

  • Átregisztráló űrlap: Rendszeres rendezvényeknél ezen írja át az ügyfélszolgálat, ha valaki mégis egy másik alkalomra jön. A változással kapcsolatos minden további változást és email küldést automatikusan kezel a rendszer.

2. Regisztrációkori emailek

  • Email kártyás regisztrációkor: Benne van minden lényeges infó – és ha a könyvelőd azt tanácsolja – akkor a végszámla. Automatikusan küldi a rendszer.

  • Email utalásos regisztrációkor: Benne van a díjbekérő, és néhány ok, hogy miért érdemes utalni. Automatikusan küldi a rendszer.

  • Utalás megérkezésekor: Benne van minden lényeges infó – és ha a könyvelőd azt tanácsolja – akkor a végszámla. Automatikusan küldi a rendszer.

  • Fizetést motiváló email-ek: fizetési határidő körül automatikusan küldi a rendszer, ha valaki még nem utalt. Akár több is beállítható. 6. napon, 8. napon, 12. napon, akármikor.

  • Fizetést motiváló blokk: Minden felkészítő email-ben szereplő blokk, de csak azoknál, akik még nem utaltak.

3. Kampány folyamata

  • Listaépítéskor UTM paraméterek mentése: Különböző hirdetéseid paramétereit (kampány, médium, tartalom, forrás) a rendszer elmenti minden egyes feliratkozóhoz, hogy később pontosan tudd, hogy ki melyik hirdetésből jött.

  • Regisztrációkor UTM paraméterek mentése: Különböző email-jeid paramétereit a rendszer elmenti minden egyes regisztrálóhoz, hogy később tudd, hogy ki melyik email-edből regisztrált.

  • Felmérés kérdőív: Jóval a kampány előtt email-ben kiküldendő felmérés űrlap link, amellyel minden egyes lista feliratkozóhoz elmentésre kerülnek a válaszai, hogy később tudd, hogy kinek mivel kell érvelned.

  • Kampánylevelek csak nem regisztráltaknak: Be van állítva, hogy a kampányleveleket csak azok kapják, akik még nem regisztráltak.

  • Rendezvény promó minden egyéb hírlevél rendszeredben: Be van állítva, hogy minden előre beállított email sorozatodban és egyéb email-edben ott legyen az aktuális következő rendezvény promója.

  • Facebook remarketing #1 (amit már “mindenki” ismer): Listaépítéskor aki feliratkozik, automatikusan bekerül egy FB Egyéni Közönségbe, és onnantól látja a rendezvény hirdetéseit.

  • Facebook remarketing #2: Be van állítva, hogy amint valaki jelentkezik, bekerül egy FB Egyéni Közönségbe, és máris kapja a rendezvény felkészítő üzeneteit.

  • Facebook remarketing #3: Be van állítva, hogy amint vége egy rendezvénynek, minden résztvevő máris a rendezvény utáni üzeneteket kapja.

  • Upsell: Megrendelés köszönőoldalon megjelenő upsell ajánlat.

  • Downsell: Amennyiben nem kéri az upsell-t, akkor van részletfizetési ajánlatod, vagy egy olcsóbb verziód, ami még mindig nagyobb csomag, mint az eredeti ajánlat.

  • Hirdetés kattintás alapján szegmentálsz: Mivel el van mentve, hogy a listaépítés során melyik feliratkozó melyik hirdetésre kattintott, tudod, hogy kinek melyik érvvel tudsz eladni.

  • Kattintás alapon szegmentálsz a kampányban: Máshogy érvelsz annak, aki nem kattint semmire, mint annak, aki rengeteget kattint, és mégsem regisztrál.

  • Érdeklődési kör alapján szegmentálsz: Mivel csináltál felmérést az elején, most tudsz annak megfelelően érvelni, hogy mit válaszoltak a felmérésben.

  • DM levél: A jónak tűnő ügyféljelölteket DM levéllel is megkeresed.

  • Call center ráerősítés hezitálóknak: Akik sokat kattintottak, nem regisztráltak, de jó jelöltnek látszanak, őket megkeresi a telemarketing, és átbillenti.

4. Résztvevők felkészítése

  • Automatikus felkészítő levelek: A rendezvény dátumához képest ún. “negatív relatív” módon időzített email-ek. Ha rendszeresen van rendezvényed, akkor is csak egyszer kell beállítani.

  • Tagsági felület fizetés után azonnal: A rendezvény mellé járó bónuszokat és egyéb felkészülést segítő anyagokat tartalmazza. A kártyás fizetés vagy az utalás beérkeztetése után automatikusan kiküldött hozzáférési információk alapján elérhető zárt felület.

  • Automatikus SMS utolsó pillanatban: Parkolási információk, egyéb hasznos infó “negatív relatív” időzítéssel, akár aznap. Rendszeres rendezvénynél is csak egyszer kell beállítani.

  • Részvétel visszaigazoló űrlap: Ingyenes – pl. értékesítési célú – rendezvénynél jelentősen növeli a részvételi arányt, ha visszaigazolást kérsz. Külön email “negatív relatív” időzítéssel + a visszaigazoló űrlapra mutató link minden felkészítő levélben, de csak azoknak, akik még nem igazoltak vissza. Rendszeres rendezvénynél is csak egyszer kell beállítani.

  • Automatikus igényfelmérő űrlap: Valamelyik felkészítő levélben elhelyezett felmérés űrlap link, amivel az utolsó előtti pillanatban felméred, hogy mik a legnagyobb kérdéseik. A többi felkészítő levélben is lehet linkje, de csak azoknak, akik még nem töltötték ki. Rendszeres rendezvénynél is csak egyszer kell beállítani. 

  • Call center megerősítés: Főleg exkluzív rendezvényeknél, az online rendszer és a call center közötti automatikus adatmozgatással. No Excell! 🙂

5. Helyszíni adminisztráció

  • Jelentkezők listája: Akár utolsó pillanatban is egyenesen az online rendszerből nyomtatható lista, pont a megfelelő adatokkal.

  • Részvétel rögzítő lista tableten: Akár közvetlenül az online rendszerbe történő részvétel rögzítés (gyorsabb, mint egy papíros listából utólag adminisztrálni).

  • QR kódos beléptetés: A résztvevőknek kiküldött személyre szabott QR kódot kinyomtatva, vagy “kütyün” bemutatva a beléptető ember leolvassa egy Androidos alkalmazással, és automatikusan az online renszerbe mentődik minden szükséges infó.

6. Helyszíni aktivitás

  • Kupon ajánlat: “Bonyolult” termék esetén, ha a színpadi eladás túl “hirtelen”. Rendezvény után azonnal automatikusan kiküldésre kerül, és azzal tudnak rendelni. (Tipp: nálunk például 50% feletti konverzióval működik rendszeresen.) Megfelelő utókövető email-ek is beállításra kell kerüljenek. Rendszeres rendezvénynél is csak egyszer kell beállítani.

  • Helyszíni aktivizáló SMS: Kiállításon sok kiállító között stand látogatást követően automatikusan küldött, sorsolást vagy egyéb stand aktivitást promózó SMS.

7. Utókövetés

  • Automatikus elégedettségmérés: Részvételt követően automatikusan kiküldött elégedettség mérő felmérés űrlap link.

  • Automatikus vevővélemény / ajánlás kérés elégedettség esetén: Az előző pontban jelölt felmérés kitöltése után azonnal kiküldött email, mely ajánlást és/vagy vevővéleményt kér valamelyik közösségi oldalon. (Szerinted nekünk honnan van 4.9 pontos átlagértékelésünk a Google-ön? 🙂 )

  • Automatikus CRM feladat elégedetlenség esetén: Amennyiben a fenti űrlapon elégedetlenséget jelez a résztvevő, kiosztásra kerül az illető felhívása – vagy egyéb teendő -, mint feladat, a megfelelő munkatársnak, hogy visszanyerje az ügyfelet.

  • Tagsági felület rendezvény után: A részvétel után automatikusan kiküldött hozzáférési információk alapján elérhető zárt felület.

8. “Show me the money” – avagy hogyan tudod sokszorozni az eredményt?

  • Kiértékelésnél UTM elemzés: Legkésőbb rendezvény után (de inkább már kampány közben) kielemezni, hogy melyik hirdetés hozta a feliratkozók tömegét, és melyik email hozta a regisztrálók tömegét.

  • ROI számítás (SalesAutopilot “$ gomb”): Rendezvény után kielemezni, hogy melyik listaépítő hirdetés mennyi bevételt hozott.

Tetszett a lista? Szeretnél még több részletet megismerni? Kérdésed vagy észrevételed van? Kérlek írd meg kommentben!

Ha pedig önmagad felé való elkötelezettséged valahogy ki is akarod fejezni, válassz magadnak egy hozzád illő, meglepően kedvezményes éves SalesAutopilot csomagot! 🙂

A Cégautomatizálási Hónap támogatója, a SAPI-Robi, a meglepően Kedvezményes SalesAutopilot Éves csomagok szállítója.

A SZERZŐRŐL

Csepregi Balázs

SalesAutopilot – társtulajdonos, ügyvezető.

facebook twitter youtube

A SalesAutopilot társtulajdonosa, ügyvezetője, valamint marketing- és értékesítési vezetője. 15 éves marketing, projekt menedzsment és marketing rendszerépítési tapasztalatával, valamint a stratégiai megközelítésével hatékonyan segít a cég ügyfeleinek megtalálni a kreatív marketing és a megvalósíthatóság azon határterületét, ami a gyors fejlődéshez szükséges.

Gondolatok, kérdések, vélemények:

vélemény