Hadd kezdjem egy kis dicsekvéssel.. ha nem szereti az ilyesmit, csak ugorja át az első pár bekezdést…

Nemrég pár napot Arizonában töltöttem egy fontos partneri megállapodás véglegesítése és tanulás céljából (ez az a hely az USA délnyugati részén, amit a vadnyugati filmekből ismerhet, de nem csak szimpla forgatási helyszín, a Vadnyugat tényleg itt volt. Aranybányák, kaktuszok, indián törzsek, minden…).

Csütörtök éjjel jöttem meg, a pénteket a családommal töltöttem, és hétfő volt az első munkanapom. Önnel mi szokott történni egy hét szabadság után az első pár munkanapján?

Először le se esett, hogy mi történik velem.

Hétfő délelőtt 9-kor kezdtem két új munkatárssal, az első pár órában ugyanis szeretek én végigmenni az újakkal a céges értékrenden, és az első két hetüket is ilyenkor beszéljük át. A kora délutáni ügyfélszolgálati megbeszélés (30 perc) után egy rövid ünnepséget tartottunk a két új munkatárs tiszteletére, majd mentem az irodámba némi kreatív feladaton dolgozni.

És ekkor az egyik szintén új (3 hetes) munkatársam tett egy megjegyzést, ami ráébresztett valamire. Rákérdeztem, hogy hogy áll egy feladatával, és azt mondta, hogy már készen van, csak nem akart zavarni, mert szabi után ez az első munkanapom, biztos nagyon el vagyok úszva.

És ekkor tudatosult bennem valami, ami egy ideje már teljesen természetes! Nem vagyok elúszva! Miért lennék! Kiváló munkatársaim vannak, amit pedig lehetséges, azt automatizáljuk! Viszont az első lépés az automatizálás volt.

Az automatizált marketing, majd a cég egyéb folyamatainak automatizálása tették lehetővé – biztosították az extra bevételt és az extra időt –, hogy kiváló munkatársakat tudjunk felvenni, és hogy nekem mint cégvezetőnek, csak azon kelljen dolgoznom, amit igazán szeretek, és amit igazán fontosnak tartok a cég növekedése szempontjából.

Úgyhogy eldöntöttem, hogy azzal tudok Önnek a legtöbbet segíteni vállalkozói szabadsága megteremtésében, ha készítek egy listát a top automatizált folyamatainkról, hogy ezekből ötleteket és inspirációt merítve – oly sok ügyfelünkhöz hasonlóan, akik már megcsinálták – Ön is meg tudja valósítani az Önműködő vállalkozás álmát!

Ha pedig nem vállalkozóként, hanem egy vállalkozó alkalmazottjaként, például marketingesként olvassa ezt a cikket, az Ön számára az automatizálás a felszabadulást jelentheti a rabszolgamunka alól, és a korlátlan kreatív alkotás szabadságát!

#start-blue#

Kinek nem segít az automatizálás?

Ha kacérkodik az automatizálás gondolatával, mindenképpen olvassa el ezt a részt!

Az automatizálás nem varázsszer, és nem minden helyzetben tud segíteni. A vállalkozói siker legegyszerűbb képlete valahogy így néz ki:

Kiváló termék
+ Megfelelő üzleti modell
+ Ütős stratégia
+ Gördülékeny megvalósítás
=====================
= SIKER

Az automatizálásnak kicsit a stratégiához de leginkább a megvalósításhoz van köze.

Ez azt jelenti, hogy ha a termék nem kiváló, ha nincs egy működő üzleti modell, vagy ha nincs egy elég jó stratégia, akkor az automatizálás pont semmit nem ér.

Honnan tudja, hogy a fentiek közül hiányzik valami?

A teljesség igénye nélkül néhány nagyon egyszerűen felismerhető tünet:

– Ha kiváló a termék, akkor szinte bárki, aki vesz belőle, az vagy újra és újra visszajön vásárolni, vagy ha a termék jellegéből adódóan ez nem lehetséges, akkor sokszorosan továbbajánlja. Ha a vevők nem vesznek újra, és nem ajánlják tovább a terméket, akkor lehet, hogy nem is annyira fantasztikus, mint ahogy azt Ön gondolja.

– Ha megfelelő az üzleti modell, akkor van pénz a növekedésre. Ha nincs pénze arra, hogy felvegye a következő (akár az első) alkalmazottját, akkor vagy nem elég jó a termék, vagy nem működő az üzleti modell. Ha arra, gondol, hogy a következő alkalmazottnak kell megtermelnie a saját jövedelmét, akkor – hacsak nem értékesítőről van szó, akkor – ez bolondság. Ha ugyanis a biznisz nem elég jövedelmező a következő alkalmazott nélkül, akkor következő alkalmazottal sem lesz az, a következő tízzel meg még annyira sem! Mondanám, hogy kivéve néhány speciális esetet, de innentől MINDENKI, akire ez a pont vonatkozik azt gondolná, hogy “Huhh, ez meleg helyzet volt, de megúsztam, én vagyok a ritka speciális eset!”

– Ha megfelelő a stratégia, akkor annak már szinte mindig termelési kapacitás vagy beszerzési probléma az eredménye. Ha nagy kupacokban állnak a termékek a raktárban, vagy kihasználtatlan a szolgáltatói kapacitása, akkor még valószínűleg nem találta meg a legjobb stratégiát.

(Kérem ne írja lent a kommentbe, hogy “Igen, de…”. Valóban egyszerűsítettem egy kicsit, de csakis azért, hogy világos legyen mit szeretnék mondani, és hogy akire vonatkozik, annak bekússzon az elméjébe a gondolat, hogy “Upsz, lehet, hogy nem is a marketinget kell jobban nyomnom, hanem az alapokon kell még dolgozom?”)

Ha viszont a fentiek mind rendben vannak, az automatizálásnak akár kasszarobbantó hatása is lehet!

#end-blue#

Hogyan automatizál egy profi?*

* Mivel 2003-ban kezdtük a marketing és cég automatizálást, és sok száz cégnek segítettünk már, hadd hívjam magunkat profinak a témában 🙂

Mielőtt felsorolnám néhány automatizált rendszerünket, hadd mondjak egy nagyon fontos alapelvet! Szóval hogyan automatizált egy profi? FOKOZATOSAN! ?

Hogy ezt mit jelent a gyakorlatban? Hamarosan erről is bővebben fogok írni; sőt, az ügyfeleink számára már egy videót is készítettem róla, amit szintén hamarosan bemutatunk számukra, de addig hadd álljon itt egy egyszerű definíció:

A fokozatosság az automatizálásban azt jelenti, hogy amikor már megvan, hogy mi mindent szeretne automatizálni, akkor veszi az üzleti szempontból nézve legegyszerűbb már működő egységet, és automatizálja azt minden más rendszertől függetlenül. Majd a következőt. Majd a következőt.

Most pedig következzék a lista! Készítsen elő papírt, ceruzát, és kezdjen jegyzetelni – de NE azt, amit olvas, hanem saját ötleteit! Egészen biztos vagyok benne, hogy fantasztikus ötletei lesznek!

1.) Érdeklődő gyűjtés: Nagy Önműködősítő (egy korábbi weboldalunk a 2010-es évekből, már nem elérhető. Azért hagytam itt a felsorolásban, mert az alábbi képek némelyike még ennek a weboldalnak az automatizált rendszeréből való). Videó sorozat, amire feliratkozva kicsit több, mint 3 hónap alatt megtanítjuk a nézőknek a marketing automatizálás alapjait. (A legtöbb bizniszben ennek a töredéke is bőségesen elegendő!)

2.) Adatgyűjtés feliratkozókról: Nagy Önműködősítő profilkérdőív. A feliratkozás után felteszünk pár olyan kérdést a feliratkozóknak, amelyek alapján el tudjuk dönteni, hogy milyen mértékben hasonlít a feliratkozó a legjobb ügyfeleinkre.

3.) Szegmentálás. A Nagy Önműködősítő ún. profilkérdőíve után a kitöltött adatok alapján az automatizmus A, B, C és D kategóriába sorolja a kitöltőt, hogy később egy pillantás alatt el lehessen dönteni, hogy mennyire hasonlít az illető a TOP ügyfeleinkre.

4.) Feliratkozók ösztönzése adatszolgáltatásra. A profilkérdőív tetején (lsd. 2-es pontban látható ábra) egy videó jelenik meg, amelyen felajánlok egy jutalmat a kitöltésért cserébe, amit postán fogunk elküldeni a feliratkozónak.

Azon feliratkozóknál, akik nem töltöttek ki profilkérdőívet, és ezért nem tudja a rendszer eldönteni, hogy megjelenjen-e a meghívó a bemutatóra, újra és újra megjelenik a kitöltésre ösztönző tartalom. Így ha kitöltik a profilkérdőívet, lehet, hogy őket is meg tudja majd hívni a rendszer a bemutatóra.

5.) Postázás előkészítése. A profilkérdőív kitöltők számára automatikusan készül el az a PDF, ami a megcímzett borítékot tartalmazza, így irodavezetőnknek csak minden nap kattintania kell a PDF linkjére, és ráküldeni a nyomtatóra.

6.) Szegmentált promóció. Az A, B, és C kategóriába tartozó feliratkozóknak minden email-ben szerepel értékesítési előadásunk, a SalesAutopilot Döntéselőkészítő Bemutató reklámja. A bemutató résztvevőinek 1/3-a évek óta ebből érkezik. A D kategóriás feliratkozóknál nem szerepel a reklám, így őket nem hívjuk meg.

7.) Automatizált email kiküldés. Magától értetődik, hogy az összes emailt a rendszer küldi ki automatizáltan, de azért csak nem akarjuk lehagyni a listáról. A rendszer így több, mint 100 napig tartja a kapcsolatot a feliratkozókkal.

8.) Ingyenes rendezvény regisztráció + meghívó minden érintettnek. Ingyenes bemutatónk regisztrációs oldalán természetesen egy űrlapon keresztül tudnak regisztrálni a feliratkozók. Mivel a döntést sokszor nem egy ember hozza meg, vagy nem ugyanaz az ember hozza aki a szoftvert kezelné, a regisztrációs folyamat lehetővé teszi, hogy a jelentkező megjelölje, hogy kinek kellene még eljuttatni a meghívót a cégénél, de csak akkor “nyaggatja” az illetőt, ha az visszaigazolja, hogy tényleg illetékes a kérdésben, és érdekli is a bemutató.

9.) Rendezvény előtti felkészítő emailek. Annak érdeklében, hogy rá tudjanak hangolódni a rendezvényre a jelentkezők, és a leginkább befogadó állapotban érkezzenek, három email-t kapnak a rendezvény előtti napokban, melyekben kulcsfontosságú információkat, érdekességeket, felkészítő videó linkeket találnak.

10.) Rendezvény visszaigazolás kezelése. Annak érdekében, hogy a lehető legnagyobb megbízhatósággal tudjuk, hogy hányan fognak részt venni egy bemutatón, visszaigazolást kérünk a jelentkezőktől, amit szintén automatizáltan kezel a rendszer, és minden levelezésben annak megfelelően kommunikál a jelentkezővel, hogy visszaigazolta-e már a jelentkezését, vagy még nem.

11.) Rendezvény előtti SMS értesítő a visszaigazolás meglététől függően. Ha valaki nem igazolja vissza jelentkezését, lehet, hogy elkerülték a figyelmét az emailek, ezért már előző nap küldünk neki egy SMS értesítőt. Ha visszaigazolja a jelentkezést, akkor csak a bemutató napján.

12.) Rendezvény előtti igényfelmérés. A rendezvény előtti felkészítő emailekben pár fontos kérdést felteszünk a jelentkezőknek azzal kapcsolatban, hogy mire kíváncsiak a leginkább. A válaszok a jelentkezők adatlapjához kerülnek elmentésre, és a rendezvény napján az irodavezetőnek csak rá kell kattintania a megfelelő szegmens nyomtatási képére, és a nyomtatóra küldeni, hogy az előadó kezébe tudja adni az információkat.

13.) Rendezvény utáni utókövetés. A rendezvényen megfogalmazott ajánlatot, és az utána küldendő értékesítési emaileket a rendszer teljesen automatikusan küldni mindenkinek, akinek a részvételét az irodavezető érkezéskor kipipálta.

14.) Újabb rendezvény alkalmak adminisztrálása. A kijelölt ügyfélsiker munkatársnak összesen egy helyen kell beírnia a következő rendezvény dátumot és törölnie az utolsót, és mind a jelentkezési oldalon, mind az összes vonatkozó emailben innentől a friss dátumok jelennek meg.

15.) Tréning regisztrációk automatizált fogadása automatikus számlázással. Az értékesítési bemutató utáni ajánlatban egy tréning szerepel bizonyos feltételekkel és ajándékokkal. Az erre a tréningre érkező regisztrációk szintén automatizáltan történnek. A jelentkező kitölti az adatokat, fizetési módot választ, és regisztrál. Utalásos fizetés esetén a díjbekérő automatikusan kerül elküldésre, majd a banki forgalmi adatok háttérrendszerünkbe való betöltése után a számla kiállítása és az ügyfélnek való elküldése is automatikus. (Nem ügyfelenként, hanem naponta egyszer kell betölteni a forgalmi adatokat a pénzügyi rendszerünkbe.)

Kártyás fizetésnél a számla küldése automatikusan megtörténik, szintén emberi kéz érintése nélkül.

Automatikusan kerül elküldésre az ügyfélnek az online videó hozzáférés link is, így ezt már akár a tréning előtt is meg tudja tekinteni.

16.) Elégedettségmérés rendezvény részvétel után. Mind az értékesítési bemutató, mind a fizetős tréning után automatikus elégedettségi felmérés emailt küld a rendszer minden résztvevőnek. Ebben nem csak értékelést, de elégedettség esetén vevővéleményt is kérünk.

17.) Publikus vevővélmény kérése elégedett résztvevőktől. Amennyiben valaki maximálisan elégedett, őt megkéri a rendszer, hogy írjon értékelést Google vagy Facebook oldalunkon, és abban is segít neki, hogy ne kelljen ismét begépelni korábbi vevővéleményét, ugyanis megjeleníti a korábban már megfogalmazott véleményt.

18.) Kérdések és elégedetlenségek automatikus kiosztása Ügyfélsiker Munkatárshoz. Amennyiben valaki nem elégedett, vagy kérdései vannak, a rendszer automatikusan létrehoz egy ügyfélszolgálati ügyet, melyet az egyik kijelölt Ügyfélsiker Munkatárshoz rendel, és ő fog válaszolni a felvetésekre és kérdésekre.

Huhh! Végigolvasni is rengeteg, nemhogy megvalósítani!

De ahogy mondtam, mi sem egyben csináltuk meg mindezeket, hanem fokozatosan. Egyiket a másik után, ahogy kibontakozott, hogy melyik rendszer mely fejlesztésével lehetne még több eredményt elérni.

Hol érdemes kezdeni az automatizálást?

Nagyon egyszerű: Ahol a legjobban fáj.

Ha túl kevés az ügyfél, akkor az ügyfélszerzésnél kezdje! Ha “el vannak havazva”, akkor az ügyfélkiszolgálásnál vagy a háttérfolyamatoknál. Ennyire egyszerű!

Jöhet még?

Bevallom őszintén az eredeti elképzelésem az volt, hogy egy levegővel kiírom magamból az összes automatizmusunkat, de úgy éreztem, hogy elsőre lehet, hogy túl sok lenne. Mármint Önnek. Nem elolvasni, de megvalósítani az ötleteket, amik születnek.

Úgy döntöttem tehát, hogy itt szünetet tartok, és később folytatom. De a nagy kérdés, hogy folytassam-e? Ha folytassam, ha hasznosnak tartja a fenti listát, kérem írja meg kommentben, és akár írja meg azt is, milyen ötletei születtek; valamint, hogy milyen területek automatizálása érdekelheti még!