eSzerződés-állapotok átvezetése SalesAutopilotba

A probléma

Amennyiben szolgáltató céged nem a SAPI-ban, hanem az eSzerződés rendszerben kezeli a szerződés-sablonokat és az aláírásokat, akkor a két rendszer állapota könnyen eltér: előfordulhat, hogy egy szerződés az eSzerződésben már mindkét fél által aláírt, de ez a SAPI-ban még nem látszik – és fordítva is előfordulhat pontatlanság.

A megoldás

Minden hajnalban automatikusan elindul egy Make.com folyamat, ami:

1. beolvassa az eSzerződésben tárolt szerződések adatait,
2. szerződéstípus szerint szegmentálja őket,
3. megnézi, hogy egy adott szerződést már korábban feldolgozott-e (hogy ne fusson le rá mégegyszer, és ne fogyasszon fölöslegesen kreditet),
4. ha egy szerződést már mindkét fél aláírt, de még nem lett kezelve, akkor frissíti a hozzá tartozó adatokat és állapotot a SAPI-ban,
5. az eSzerződésben megjelöli a szerződést feldolgozottként,
6. és – amennyiben a működésed igényli – a frissült adatokat bármilyen egyéb rendszerbe vagy Google Táblázatba is elmenti.

Amitől igazán értékes a megoldás

• Biztosítja a két rendszer (eSzerződés és SAPI) közötti adatintegritást: nem fordulhat elő, hogy valaki az eSzerződésben 10 aláírt szerződést lát, a SAPI-ban csak 3-at.
• A folyamat elkerüli a duplikált feldolgozást és a felesleges kredithasználatot az állapotjelölés révén.

További részletek

Az alábbi folyamatábra bemutatja a folyamat működésének alapjait.