Szinte nem telik el nap, hogy ne kérdeznék tőlünk olvasóink vagy ügyfeleink a fenti két kérdést. Az alábbi írásban összefoglaljuk mindazt, amit különböző szakmai forrásokból, de leginkább az egyik jelentős hazai email marketing szolgáltatóként tapasztalatból tudunk.

A kérédésnek két jelentősen elkülönülő része van:

(i.) Hogyan jutassa email-jeit a Gmail elsődleges fülére címzettjei email fiókjában – és természetesen az ezzel azonos értékű mappába, fülre, stb. a különböző email szolgáltatók esetén?

(ii.) Hogyan kerülje el a SPAM mappát.

Menjünk szépen sorjában!

Hogyan juttassa email-jeit a Gmail elsődleges fülére címzettjei email fiókjában – és természetesen az ezzel azonos értékű mappába, fülre, stb. a különböző email szolgáltatók esetén?

APRÓ BETŰS RÉSZ: Nincs varázs módszer, és nincs 100% biztonsággal működő módszer. A pontos algoritmus, amely alapján a gmail rendszere szűri az emaileket egyrészt titkos, másrészt folyamatosan változik, ezért nem létezik “biztos recept”, amit alkalmazva biztos lehet benne, hogy a Gmail Elsődleges fülére kerül az Ön által küldött email. Ha pedig lenne ilyen módszer, akkor a Gmail azonnal változtatna a mechanizmuson, hiszen az szolgáltatásuk egyik fő értéke a felhasználók számára éppen az, hogy jól elkülönülten jeleníti meg a személyes email-eket a tömegesen küldött email-ektől és értesítőktől.

Tapasztalatainkra hagyatkozva azonban az alábbi “szabályokat” betartva nagyobb eséllyel, és a címzettek nagyobb százalékánál fogja tudni az elsődleges fülre juttatni az Ön által küldött email-eket.

1. Mire is való az Elsődleges fül? A fő alapelv, hogy az elsődleges fülre a személyes, a felhasználó számára kiemelten fontos emailek kerülnek. A három fő tényező, ami alapján a Gmail megpróbálja eldönteni, hogy az Ön által küldött email kiemelten fontos email-nek számíthat-e a felhasználó számára, az alábbiak:

  • A levél tartalma
  • A küldésre használt eszköz jellemzői
  • A küldő és az adott címzett közötti kapcsolat minősége

Nézzük ezeket sorjában, de előbb még pár fontos fogalom.

Mi a különbség a Promóciók és a Frissítések fül között? Először is a Gmail alapbeállítása szerint, mely három fület alkalmaz, nincs Frissítések fül. Amennyiben a felhasználó bekapcsolja a Frissítések fület, akkor tapasztalatunk szerint mindkét fülre a hírlevél szerű, tömeges, hírlevél küldő rendszerrel küldött üzenetek kerülnek, azzal a különbséggel, hogy a valamelyest személyesebb, személyre szabottabb, a felhasználónak vélhetőleg fontosabb tömeges levelek a Frissítések (Updates) fülre kerülnek.

2. A legfontosabb a levél tárgy mezője és tartalma. Minél inkább személyes email-nek “látszik” az Ön által küldött email, annál inkább az Elsődleges fülre kerül. Minél inkább tömeges email-nek, hírlevélnek, reklámlevélnek, értesítőnek látszik, annál kevésbé kerül oda. Vannak szavak, kifejezések, amelyekre egyértelműen érzékeny a Gmail, de minden más levélszűrő is. Ilyenek pl. akció, nyereményjáték, ingyenes, stb. A levélben lévő képek száma és mérete is fontos: minél több kép található egy levélben, annál valószínűbb, hogy reklámlevél, és a Promóciók vagy legalábbis a Frisstések fülre kerül.

3. A küldő és a felhasználó közti kapcsolat minősége. Ha le akarjuk egyszerűsíteni ezt a pontot, azt mondhatjuk, hogy a Gmail figyeli, hogy az egyes címzettek hogyan reagálnak az Ön által küldött email-re, illetve, hogy Ön hogyan “bánik” velük.

Nagy valószínűségel pozitívumnak számítanak az alábbiak:

  • A feliratkozó rendszeresen megnyitja az Ön email-jeit
  • A felirathozó rendszeresen kattint az Ön email-jében található linkekre
  • Rendszeresen válaszüzenetet ír Önnek a feliratkozó
  • Fontos-nak jelöli, megcsillagozza az email-jét a feliratkozó
  • Az elsődleges fülre áthúzza az email-jét a feliratkozó
  • …és mindezeket a feliratkozóknak minél nagyobb része teszi minél gyakrabban

Összeségében elmondható, hogy minél több az interakció Ön és egy adott feliratkozó között, annál valószínűbb, hogy a későbbiekben az erről az email címről érkező emaileket az elsődleges fülre helyezi a Gmail.

Mit tud tenni annak érdekében, hogy a Gmail úgy “lássa”, hogy érdemes az Öntől érkező leveleket az Elsődleges fülre helyezni? Íme az általunk megfigyelt néhány legfontosabb szempont, amit a Gmail figyelembe vesz:

a.) Mennyire érdeklik Önt a válaszüzenetek. Vajon csak írni akar a listájára, az pedig már nem érdekli, hogy mit válaszolnak, vagy kétoldalú párbeszédet folytat olvasóival? Az egyik legnyilvánvalóbb jele, ha nem érteklik Önt a válaszok, ha egy bizonyos email címről küldi ki email-jeit, de beállít egy “reply to” email címet, nehogy Önhöz menjenek a válaszok.

b.) Milyen gyakran válaszol Ön az Ön email-jére írt válaszüzenetekre. Másképpen mondva van-e párbeszéd Ön és a címzett között? Az egyik legbiztosabb “módszer” ahhoz, hogy email-jei az Elsődleges fülre érkezzenek, ha sok olvasójával folytat oda-vissza kommunikációt.

c.) Milyen “szerepben” kommunikál. Egy info@ email címről ír, egy olyan email címről, amiről látszik, hogy egy személy email címe, vagy ami a legrosszabb, egy “noreply@“, azaz “neirjvalaszt@“ címet használ. Gondolom nem kell mondani, hogy ez utóbbi a legkevésbé hatékony!

4. Kérje meg olvasóit, hogy húzzák át az Ön által küldött emailt az Elsődleges fülre. Az előző pontban már felsoroltuk, hogy mi mindennek kellene minél gyakrabban történnie ahhoz, hogy az Elsődleges fülre kerüljenek levelei, de a legfontosabbat fontos megismételni. Ha megkéri olvasóit, hogy húzzák át az Öntől kapott email-t az Elsődleges fülre (vagy ahol legközelebb látni szeretnék), a Gmail egy idő után megjegyzi – sokszor már egy vagy két alkalom is elég –, hogy az erről a címről érkező emailt oda kell sorolni, ezért a későbbiekben már automatikusan arra a fülre fog érkezni, ahova a címzett helyezte.

Megjegyzés: Már az első alkalommal is, amikor valaki áthúz egy másik fülre egy email üzenetet, a Gmail megkérdezi az olvasót, hogy akarja-e, hogy onnantól a küldő minden email-je az adott fülre érkezzen, mivel viszont előfordulhat, hogy valaki nem veszi észre ezt a figyelmeztetést, érdemes legalább kétszer megkérni az illetőt, vagy kifejezetten felhívni a figyelmét arra, hogy válaszoljon Igen-nel a kérdésre.

5. Spf rekord alkalmazása. Nagyon röviden az spf rekord hitelesíti, hogy az Ön email címével mint küldő email címmel nem csak Ön, hanem az Ön által használt hírlevél küldő program is küldhet email-t. Egy egyszeri beállításról van szó, amit domain fenntartójától tud kérni, általában ingyenesen elvégzik, és onnantól a Gmail is tudja, hogy pl. a SalesAutopilotból az Ön email címével küldött email-eket jogosan küldte ki a szoftverünk.

Az Spf rekord használatáról részletes instrukciókat talál ebben a bejegyzésünkben.

6. A saját domaines link monitorozás. Amikor egy hírlevél küldő szoftverrel mérni szeretné, hogy kik, mikor és melyik linkre kattintanak email-jeiben, akkor azt a szoftver úgy valósítja meg, hogy az Ön által az email-ben elhelyezett linket lecseréli egy saját linkre, ami az Ön által meghatározott linkre továbbítja a kattintást. Így gyakorlatilag minden linkre kattintás egy-egy számlálón megy keresztül. Ennek a megoldásnak a hátránya, hogy ez a link általában nem az Ön weboldalára mutat, csak kattintás után derül ki, hogy mégis az Ön weboldala a cél. Ezt a levélszűrők negatívumként látják, viszont a MailMaster / SalesAutopilot szoftverben több különböző megoldás is van arra, hogy még az ilyen ún. monitorozott linkek is az Ön saját domain nevével működjenek.

A beállítás részleteiről itt olvashat.

7. A sima szöveges levelek sokkal ritkábban kerülnek promóciók fülre. Ugyan ez a pont tökéletesen beleillik a 2. pontba, hiszen itt is a levél tartalmáról van szó, mégis fontos róla külön szólni. A sima szöveges email-ek – melyek szinte egyáltalán nem formázhatóak, képek sem helyezhetők el bennük, a linkek pedig nem “rejthetők” el egy-egy szöveg mellé – sokkal gyakrabban jutnak az Elsődleges fülre, mint “színes, szagos” társaik, azaz a HTML email-ek. Azt kell mérlegelnie, hogy a fenti hátrányokkal együtt tud-e élni. Ha igen, akkor biztosan jelentős nyereség lesz az Elsődleges fülre kerülni.

8. Tanítsa meg és vezesse végig olvasóit a feliratkozás után, hogy mit “kell” tenniük, ha tényleg meg akarják kapni az Ön leveleit!

A fentiekből láthatja, hogy egy csomó lépés van, amit nem csak Ön tehet azért, hogy levelei az Elsődleges fülre kerüljenek – bizonyos lépéseket olvasói is meg tudnak tenni – ha valaki megkéri őket erre.

Miért ne kérhetné meg olvasóit, hogy húzzák át email-jét az elsődleges fülre, hogy állítsanak be egy üzenetszabályt, sőt, akár meg is mutathatja nekik, hogy mindezt hogyan tegyék.

A Nagy Önműködősítő feliratkozási folyamatában az egyik első email csakis erről szól. Az alábbi szöveget tartalmazza levelünk:

Ha jobban megvizsgálja a levelet, talál benne egy elég “rusnya” részt:

A pirossal bekeretezett rész szerepe, hogy az utána következő részt csak a gmail.com-ra végződő email címek esetén fogja megjeleníteni. Természetesen később található egy olyan rész is, amit a nem Gmail-es felhasználók látnak. Ami a fenti képen nem látszik, hogy a szöveges instrukciók alatt megjelenik még animált Gif kép, egy ismétlődő mini videó, ami megmutatja, hogyan tudja az olvasó belehúzni az Elsődleges mappába a tőlünk kapott levelet. Erről az animált képről van szó:

A fenti piros kerettel jelölt úgynevezett “Tartalmi blokk személyre szabás” funkcióval akár minden jelentős email szoftverhez tud ilyen animációt készíteni.

Mi van, ha úgy érzi, nem akarja túl sok instrukcióval terhelni olvasóit?

A Digital Marketer, egy amerikai online marketing oktató cég email-jében viszonylag röviden mutatja be az olvasóknak a lehetséges teendőket, majd egy külön oldalt szentelnek a részleteknek (mely oldalt a fent említett első email-be linkelik be.

9. Kerülje a szélmalom harcot. Ha mindent megtett, és rendszeresen megtesz a fentiek közül, akkor nem érdemes még tovább bosszankodni azzal kapcsolatban, ha nem tud még jobb eredményeket elérni. Írjon kiváló tartalmat, legyen kiszámítható a kommunikációja, legyen érdekes a stílus, és a többit bízza az olvasókra.

Hogyan kerülje el a SPAM mappát leveleivel?

A spam mappa elkerülése egy teljesen más téma, mint hogy hogyan kerülnek levelei az elsődleges fülre. Az Elsődleges fül téma arról szól, hogy Önt, mint küldőt és az Ön által küldött tartalmat elismeri a Gmail, a kérdés az, hogy milyen kapcsolatot ápol feliratkozóival, és ezt hogyan értékeli a Gmail.

A spam mappa téma a dolog negatív oldaláról szól:

  • Milyen küldőnek tartja Önt a Gmail vagy egyéb levelezőrendszerek?
  • Mennyire zavaró, mennyire látszik kéretlennek az Ön által összeállított és elküldött email tartalma?
  • Mennyire tartják Önt zavaró küldőnek a címzettek, egészen konkrétan a címzettek mekkora része tartja Önt zavaró küldőnek?

A legfontosabb:

  • Az Ön által alkalmazott levélküldő rendszer műszaki / technikai jellemzői
  • A levél tartalma
  • A felhasználók visszajelzései (azaz a lista minősége)

Ezen témákról bőséges információkkal szolgál “Hogyan kerülje ki a spam szűrőket?” című – pár éve készült, mégis nagyon aktuális – letölthető kiadványunk, mégis a legfontosabb néhány gondolatot az alábbiakban megemlítjük.

Az Ön által alkalmazott levélküldő rendszer műszaki / technikai jellemzői

Fenti kiadványunkban 11 olyan tehnikai jellemzőt / tennivalót sorolunk fel melyet valakinek meg kell tennie, ha azt akarja, hogy ne menjenek levelei automatikusan a spam mappába. A jó hír, hogy ha a MailMaster / SalesAutopilot szoftvert használja, ezekkel egyáltalán nem kell foglalkoznia – ezeket mi elvégezzük Ön helyett. Ez a jelentős előnye egy komoly email marketing szolgáltatásnak egy szerverre telepíthető megoldással szemben, vagy akár egy kevésbé komoly szolgáltatáshoz képest.

Nagyon röviden a fent említett 11 teendő, mellyel MailMaster / SalesAutopilot felhasználóként NEM kell foglalkoznia:

  • Jó kapcsolatot ápolni az e-mail és internet szolgáltatókkal
  • Szolgáltatónként különböző levélküldés paraméterek
  • Küldő szerver authentikálása
  • Feedback loop-okra regisztrálás
  • Feedback loop-ok figyelése
  • Visszapattant levél üzenetek folyamatos figyelése
  • Levélküldő szerver IP címének hitelessége
  • False positive-ok jelzése szolgáltatók felé
  • Internetszolgáltatóktól érkező panaszok figyelése és
    kivizsgálása
  • Feketelisták figyelése
  • Leiratkozás link az e-mail headerben

TIPP: Nem SalesAutopilotot használ, és biztos akar lenni benne, hogy email-jei maximális arányban célba érnek? Kérje meg hírlevél szoftverének készítőjét / szolgáltatóját, hogy mutassa be, hogy a fenti 11 ponttal kapcsolatban konkrétan mit tesznek a maximális eredményesség érdekében!

A levél tartalma

A levél tartalmával kapcsolatban egyetlen nagyon egyszerűen megfogalmazható, kicsit nehezebben betartható alapelv van: ne tartalmazzon olyan elemeket, amilyeneket a spam-ek tartalmaznak. Gyanús szavak a tárgy mezőben, tolakodó megfogalmazás, túlzó állítások, nagyon figyelmet követelő design, stb.

Ha pedig tudni szeretné, hogy éppen mi a “trendi” spam-melő körökben, azaz hogy mit kellene elkerülnie, akkor egyszerűen néha nézze meg a spam mappájában lévő leveleket ezzel a gondolattal a fejében: “Na ezekkel nem szabad, hogy összetéveszthető legyen a levelem!”.

A felhasználók visszajelzései

Talán ez a legfontosabb, és ezzel nincs tisztában a legtöbb email marketinges.

A levélszemét szűrők, és főként a Gmail nagyon komolyan ad arra, hogy:

  • Hányan jelölik spam-nek az email-jét – pontosabban, hogy a címzettek mekkora része
  • Levelei mekkora részét küldi nem létező email címekre

Hányan jelölik spam-nek az email-jét – pontosabban, hogy a címzettek mekkora része

Minél többen jelölik spam-nek levelét, annál inkább nyilvánvaló, hogy a spam mappában a helye. Ezzel a témával kapcsolatban mindig eszembe jut Jim Carrey Hantaboy című fimje, amikor a főszereplőt az éppen hazudni képtelen ügyvédet felhívja egyik kliense egy telefonkészülék kirablása után és jogi tanácsot kér, mire hősünk csak ennyit üvölt bele a telefonba: “Ne szegd meg a törvényt s _ _ _ _ _ j!”

Hogy jön ez ide?

Ha az a kérdés, hogy hogyan ne menjen a levele a spam mappába, akkor az egyszerű válasz, hogy ne küldjön kéretlen levelet. Vagy pontosabban: ne küldjön olyan email-t, amit a címzettek nagy része kéretlen levélként fog megélni! …és már megint a feliratkozóival kialakított JÓ kapcsolatnál tartunk! Mindenesetre nézzünk meg néhány praktikus tanácsot is:

  • MINDIG legyen jól látható leiratkozás link az email-jeiben. Ha nincs, akkor még a jóindulatú leiratkozni kívánók is a spam gombot fogják nyomkodni. Ha pedig elég sokan nyomkodják elég gyakran, akkor hiába építette saját maga a listáját, a spam mappában fognak landolni levelei.
  • Ne küldjön email-t vásárolt listára. Akkor sem, ha kapott számlát a listához. Sem a Gmail nem fogja elkérni a számlát, sem email-je címzettjei, hanem nyomkodni fogják a spam gombot. Ha pedig elég sokan nyomkodják elég gyakran… már biztosan érti.
  • Ne küldjön email-t kihűlt listára. Értem én, hogy Ön építette a listát az elmúlt 10 évben, csak éppen nem kommunikált… Ettől még ne küldjön! Ennek legalább két oka van (A következő pár gondolat nem tekinthető jogi tanácsnak, ezekkel kapcsolatban kérje ki jogásza tanácsát. Az itt elhangzó állásfoglalások alkalmazásából adódó közvetlen vagy közvetett kárért, elmaradt haszonért vagy egyéb erkölcsi vagy anyagi veszteségért nem vállalunk felelősséget!):
    • Az adatkezelés időtartamának összhangban kell lennie az adatkezelés céljával. Az adatkezelés célja az, amibe a feliratkozók beleegyeztek.
      • Ha nem egyeztek bele semmibe, akkor ez a kérdés már “meg is oldódott”, hiszen nem kezelheti az adatokat, tehát email-t sem küldhet.
      • Ha az adatkezelés célja pl. egy 35 napos email sorozat volt, akkor a 10 év nincs összhangban a 35 napos céllal. Nem mondom, hogy a 36. napon törölnie kellett volna a címeket, de a 10 év biztosan indokolatlanul hosszú idő a 35 napos cél szempontjából.
    • Hiába Ön építette a listát, ha nem tartotta a kapcsolatot a feliratkozókkal, és emiatt nem fognak emlékezni arra, hogy miért írogat nekik VAGY csak nem tartják kívánatosnak az email-jeit, akkor nyomkodni fogják a spam gombot. És ha elég sokan nyomkodják elég gyakran…

Akkor itt egy trükkös kérdés: “Hogyan tudja elérni, hogy spam-nek jelöljék a leveleit?” – még akkor is, ha Ön építette a listát, van is beleegyezése, tartotta is a kapcsolatot, és teljesen összhangban van az adatkezelés időtartama az adatkezelés céljával?

Egyszerű: Ha nem rak leiratkozás linket egy-két levelébe, máris megnő a spam-nek jelölők száma…

Levelei mekkora részét küldi nem létező email címekre

Amennyiben az előző blokkban található dolgok rendben vannak (saját lista, karban tartott lista, aktuális az email küldés, stb.), akkor ezzel a ponttal sem lesz problémája. KIVÉVE, ha a listakezelési gyakorlatában van valami hiányosság. Tipikusan olyan ügyfeleinknél szokot fel-felbukkani ez a jelenség, akik nem csak a SalesAutopilotban kezelik a listáikat, és így még ha van is leiratkozás link a leveleikben, a leiratkozásokat nem vezetik vissza a másik rendszerbe (pl. vállalatirányítási rendszer) – pedig a SalesAutopilot oldaláról ezt is lehetne automatizálni –, majd az újabb küldés előtt megint áthozzák a teljes adatbázist a SalesAutopilotba. Ez egy borzasztóan káros gyakorlat, hiszen olyanoknak fog levelet küldeni, akik már egyszer leiratkoztak. Mi fog történni? Nyomkodni fogják a spam gombot, sőt, az ilyen esetekben teljesen általános, hogy bejelentést is tesznek a sértettek a NAIH-nál, ami még további problémákat okozhat.

Több rendszerben kezelt adatbázis esetén fontos tehát, hogy nagyon alaposan átgondolja, hogy mi a feliratkozás és leiratkozás folyamata, és biztosan csak azoknak küld-e levelet, akik feliratkoztak, és biztosan nem küld-e levelet azoknak, akik leiratkoztak.

A spam mappa témában fontos ismét megemlítenem, hogy a téma alaposabb ismerete érdekében olvassa el “Hogyan kerülje ki a spam szűrőket?” írásunkat!

Gondolatok, kérdések, vélemények:

vélemény